مکاتبات اداری
مزایای ماژول مکاتبات اداری
- حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری
- صرفه جويي زمان در انجام چرخه ها و تعاملات اداري و دريافت سريع پاسخ ها و ارجاعات
- پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعین
- ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
- جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده
- اعمال کنترل مناسب برکار کارکنان
- به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده کاری
- حفظ اسناد در عین دسترسی آسان به آنها
- ذخیره متمرکز الکترونیکی با فضای کمتر و امنیت اطلاعات بالاتر
- سهولت و سرعت در گردش عملیات
مزایای ماژول مکاتبات اداری
- دقت در انجام عملیات و ثبت تمامی امور
- ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
- اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندی شده
- کمك به تصمیم گیری مدیران از طریق مجتمع سازی اطلاعات
- نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر ، امنیت بالا و‌مراجعه آسان
- قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودار های متعدد
- کاهش کارهای مسئولان دفاتر ، منشی‌ها ، تایپیست‌ها
- کاهش فعالیت های غیر مولد مانند نامه رسانان و بایگانی فیزیکی
- امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار در هر زمان و هرجا
- دسترسی به کلیه اطلاعات، کارتابل‌ها، قرارها و جلسات بدون نیاز به حضور فیزیکی در محل کار
مزایای ماژول مکاتبات اداری
- امکان پيگيري تلفني کارها در هر جا و هر زمان
- طرح تکريم ارباب رجوع
- حذف قسمت عمده اي از هزينه هاي ملزومات اداری (بايگاني، كپي، پست،كاغذ، و … )
- صرفه جويي درفضاي بايگاني و امكان نگهداري كليه اسناد و مدارك بدون محدوديت زماني
- استفاده از پرسنل كمتر براي بايگاني و دسترسي راحت تر و تقريبا بدون واسطه به اطلاعات
- تسهيل ارتباطات سازماني و اعمال راحت تر نظارت و سياست هاي سازمان
- دسترسي آسان به اطلاعات در سطوح مختلف سازماني
- به اشتراك گذاري ساده و قانونمند اطلاعات و تسهيل دسترسي براي كاربران مجاز
- افزايش رضايت مشتريان به دليل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات
مزایای ماژول مکاتبات اداری
- مشاهده فهرست نامه‌های موجود در کارتابل
- امکان جستجو پیشرفته نامه بر اساس تمام آیتم ها
- دسترسی سریع جهت ایجاد نامه، ضمائم و بایگانی
- قفل کردن پیشنویس نامه و جلوگیری از ویرایش همزمان پیشنویس نامه
- امکان انتخاب چند نامه و صدور دستور پرینت برای آنها به صورت همزمان
- تعیین یادآوری و مشاهده سوابق یادآوری‌های تنظیم شده
- امکان ارجاع نامه به یک یا چند واحد سازمانی و کلیه پرسنل عضو واحد‌ها
- امکان تعریف ارجاع خاص برای کاربر به منظور ارجاع نامه خارج از سطوح دسترسی تعیین شده در چارت سازمانی
- ثبت و مدیریت انواع نامه‌ها و بسته‌های مکاتباتی وارده و صادره (شامل اطلاعات نوع بسته، دبیرخانه، طبقه بندی،
نوع دریافت، شرکت پستی،نوع پست، بارکد، تاریخ دریافت، تاریخ ثبت، موضوع، توضیحات، فرستنده، گیرنده)
مزایای ماژول مکاتبات اداری
- امکان بازپس‌گیری ارجاع نامه یا مینوت در صورت خوانده نشدن آن توسط گیرنده ارجاع
- امکان ارجاع نامه به صورت محرمانه و مشاهده ارجاعات محرمانه در صورت داشتن سطح دسترسی لازم
- امکان تعریف انواع قالب نامه
- تعریف نامحدود دبیرخانه
- امکان ثبت نامه‌ها در سیستم دبیرخانه به یکی از روش‌های بارگزاری تصویرنامه، اسکن نامه، نامه ایمیل‌شده، نامه ECE شده و پیشنویس دریافت‌شده از کاربران
- ثبت مشخصات نامه (شماره و تاریخ نامه وارده، دبیرخانه، پرونده، موضوع، فرستنده، گیرندگان، نوع ارجاع، نوع ارسال، متن‌ارجاع،تحویل‌دهنده، محرمانگی، فوریت، کلیدواژه‌ها)
- الزامی نمودن پاسخ به نامه‌ها در دبیرخانه
- امکان ارجاع نامه (جهت استحضار، جهت اقدام، جهت امضا و …) و درج شرح‌های ارجاعات متفاوت به یک یا چند گیرنده
جستجو
برخی قابلیت ها
- جستجو پیشرفته
- مشاهده گردش نامه
- مشاهده ضمائم نامه
- مشاهده نامه های مرتبط
- مشاهده اطلاعات ارجاع
ارجاعات
برخی قابلیت ها
- ارجاع نامه به یک یا چند واحد سازمانی
- پیگیری تلفنی کار ها
- بازپس گیری ارجاع
انواع
برخی قابلیت ها
- نامه های درون سازمانی
- نامه های صادره
- نامه های وارده
- پیشنویس نامه
- طرح تکریم ارباب رجوع
- ثبت نامه به روش های بارگزاری تصویر، اسکن نامه، نامه ایمیل شده، ECE و پیش نویس دریافت شده
قابلیت ها
برخی قابلیت ها
- قفل کردن پیش نویس
- پرینت چند نامه
- تنظیم یادآور
- مشاهده سوابق یادآوری
- تعریف ارجاعات خاص
قابلیت ها
برخی قابلیت ها
- انجام کارهای اداری در خارج از محل کار در هر زمان و هر جا
- مشاهده نامه ها در کارتابل
- دسترسی سریع
- ردیابی امور و پیگیری
اشتراک گذاری
